Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO zur Nutzung der PDF-OZG-Formulare

Bin ich zur Nutzung der automatischen Datenübertragung verpflichtet?

Durch Klick auf den "Antrag versenden"-Button können Sie das Formular automatisch und verschlüsselt zu uns übertragen. Die Nutzung der automatisierten Übertragung ist freiwillig. Aus der Nicht-Nutzung des Services entstehen Ihnen keine Nachteile: Wenn Sie dies Funktionalität nicht nutzen wollen, können Sie uns das Formular auch per Post oder Telefax übermitteln, persönlich in unseren Hausbriefkasten werfen oder bei Ihrer:m Sachbearbeiter:in oder am Empfang persönlich übergeben.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung der Daten?

Verantwortlich ist die Landeshauptstadt Wiesbaden, Der Magistrat, Dezernat für Soziales, Bildung, Integration und Wohnen, Konradinerallee 11, 65185 Wiesbaden.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?

Fragen zum Datenschutz können Sie an den behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten, den Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt Wiesbaden, richten.

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu.

Für technische Fragen wenden Sie sich bitte an digitalisierung@wiesbaden.de.

Zu welchen Zwecken sollen die Daten verarbeitet werden?

Die Verarbeitung ist erforderlich zur Übertragung Ihres Antrags-Formulares an die zuständige Sachbearbeitung.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer einmaligen Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Die Nutzung des Dienstes erfolgt ohne ein Benutzerkonto. Verarbeitet werden Ihre IP-Adresse, Datum und Zeit der Übermittlung, das eigentliche PDF-Formular sowie alle in diesem enthaltenen personenbezogenen Daten.

An wen werden die vorgenannten Daten übermittelt?

Der Server wiesbaden.systems wird von der dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund, info@dogado.de betrieben; weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der dogado. Der Standort der Server ist in Deutschand. Die Daten werden anschließend als vollständig verschlüsseltes Dateipaket über Citrix Server in Frankfurt am Main (sharefile) zur Landeshauptstadt Wiesbaden übertragen. 

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Zugriff auf die Daten haben der:die zuständige Sachbearbeiter:in. Theoretischen Zugriff haben zudem die Serveradministratoren, der an dem Prozess beteiligten Server.

Wie werden die Daten gegen Unbefugte gesichert (verschlüsselt)?

Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt (https). Sobald die Datein per https hochgeladen wurden, werden die Daten zusätzlich auf Dateiebene verschlüsselt. Der:die zuständige Sachbearbeiter:in bekommt Ihren Antrag in ein internes Gruppen-Postfach übermittelt, wo ihm:ihr der Antrag unverschlüsselt zur Verfügung gestellt wird.

Wie lange werden die Daten an welcher Stelle gespeichert?

Zur Übermittlung der Daten wird der Server wiesbaden.systems verwendet. Vor dort werden die Daten automatisch via des Sharefile-Systems und des Prozessfactory-Systems der Landeshauptstadt Wiesbaden auf das E-Mail-System der Landeshauptstadt Wiesbaden übertragen.

Die Verarbeitung auf wiesbaden.systems und im Sharefile-System erfolgen "live"; auf wiesbaden.systems und im Sharefile-System bleiben nach der Übertragung keinerlei Daten zurück. In der Prozessfactory werden die Daten 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht,

Im E-Mail-System der Landeshauptstadt Wiesbaden werden die Daten durch der:die Sachbearbeiterr:in manuell gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Unabhängig davon werden die Daten ggf. in nachgelagerten Fachverfahren gemäß der gesetzlichen Vorgaben oder gemäß gesondert erteilter Einwilligungen gespeichert. Die Details hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Formulars.

Welche Rechte habe ich gegenüber der Landeshauptstadt Wiesbaden?

Gegenüber der Landeshauptstadt Wiesbaden besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit.